Most people lose time at work to unplanned (and sometimes unnecessary) meetings, long conversations, work notifications and emails. We all have the same amount of time, and it’s finite and in great demand. But our daily outputs are different because of priorities and what we choose to do with our time. Some of us make time for our most important tasks despite the constant demands, pressures and responsibilities of life. Are you making the most of your time today? Everything you put off till tomorrow reduces your daily productive time.

Rethink your daily routine

Find and eliminate everything that’s wasting your precious time.

Start tracking how you are using your time to get a really clear “to the minute” idea of where your time is spent.

According to an Adobe report, the average worker spends about six hours a day on email.

That doesn’t count other online distractions.

The number of distractions and interruptions that want your attention in real-time can be overwhelming.

If you are spending most of your time on everything that does not get you closer to your work goals, your time for productive work tomorrow will be stretched.

With so many tasks and distractions pulling you in so many directions, it can take time to focus on the important tasks that need your maximum attention.

Remove all distractions, on your desk and on your computer. If you’ve got a clean, simplified workspace, you can better focus on the tasks.

How do you work?

Do you know when you are most productive?

I work better between 8 am and 12 pm.

I find that mornings are the absolute best times to tackle my top priorities.

I do all my best work when I am most active and have the most energy.

I make the most of my energy instead of managing my time.

Everything that requires 100% concentration should be done when your energy is at its peak.

By understanding how you work, you can tailor your day around those key moments to get more done in half the time.

Make the most of your natural concentration spurts.

Or better still, develop a set of systems and processes that maximizes your energy.

What task can you do that will get you the most return on your time?

Think of time as a resource you invest to create value

Put a real value on your time, and yourself whether it was “worth” that value for you to do XYZ that took you even 30 minutes.

Optimizing how you work will save time, resources and make even more time for you tomorrow.

Choosing to do less is one of my favorite productivity tips.

Simplifying your schedule by doing fewer (but important ) things has consistently proven to be a better approach to getting work done.

This puts your limited time to good use, whilst making more time for your next tasks.

Decide which tasks can wait.

Automate tasks, commitments, and obligations you can’t eliminate.

Automating redundant activities (such as emails, filling forms, social media, presentations, meeting notes, scheduling appointments, etc.) can free up valuable time.

If you can’t automate, see if you can outsource.

I’ve outsourced many things in the past, from small tasks to entire projects. That allows me to focus on the things I’m best at and saves me a lot of time.

If you can shift away 2 hours per day, you will gain 1 day per week.

The best way to make this work for you is to keep a great calendar.

Everything should go on your calendar.

This prevents over-scheduling.

Limit your working hours

Rethink your deadlines.

“Work expands so as to fill the time available for its completion,” according to Cyril Northcote Parkinson, who gave us Parkinson’s Law.

If you work more than 8 hours a day, limit yourself to 6 hours a day and try to complete your tasks within that time.

If you make yourself accountable, you’ll push yourself to deliver on time.

By setting limits, you will force yourself to focus on getting your most important tasks done.

If you try this, you’ll prioritize, work more efficiently, and waste less time in the process.

You’ll also free up a good chunk of your day to be, well, tuned in to other things, and prepare better for tomorrow.

Can I say no to this task?

Most people spend a greater percentage of their time responding to requests and doing what other’s expect of them.

They are reactive instead of being proactive their time.

If you receive numerous requests each day, you have to learn how to turn most of them down whilst you focus on your priorities.

Saying yes to one thing means saying no to yourself.

If you say “yes” to every request, you will never have the time you need for your best work.

Get super protective of your time.

Many people find it uncomfortable to say no because they don’t want to disappoint others.

But learn to tell people that you just don’t have the time to commit to this right now, and often they’ll understand.

Say yes to the right kind of things.

Protect your time and manage your time like an investment portfolio.

Thomas Oppong

theladders.com

SHUTTERSTOCK

*************************************

ПЕРЕВОД:

*************************************

5 способов делать всё сегодня, чтобы успевать больше завтра

У всех нас одинаковое количество времени, оно ограничено и пользуется большим спросом. Определяйте наиболее срочные задачи и исполняйте их на пике своей активности.

Переосмыслите свой распорядок дня

Найдите и устраните все факторы, на которые тратится ваше драгоценное время. Начните отслеживать, как вы используете рабочие часы и минуты. Благо существуют инструменты, которые помогают собирать личную статистику с ваших гаджетов.

Учтите: каждый раз, когда вы на что-то отвлекаетесь, у вас уходит 23 минуты на повторное сосредоточение на рабочих задачах. Это огромный расход времени. Поэтому перед тем, как заняться делами, вы должны минимизировать любое отвлечение. Очистите рабочий стол, настройте расписание режима «Не беспокоить», поотвечайте на все сообщения прежде, чем погрузиться в работу с головой.

Найдите время своего пика продуктивности

Знаете ли вы, в какое время дня ваша продуктивность максимальна? Если никогда не задумывались об этом, неудивительно, что вы ничего не успеваете.

Для большинства людей пик продуктивности приходится на период с 8 до 12 часов утра. Кроме того, те, кто раньше встаёт, меньше склонны к прокрастинации.

Определите свой собственный график, учитывая, в какое время дня вы наиболее энергичны и активны. Все самые сложные задачи, для которых нужна стопроцентная концентрация, должны быть исполнены, когда ваша энергия достигает пика. Так вы будете добиваться большего, затрачивая меньше времени.

Получайте максимальную отдачу

Рассматривайте время не как данность, а как ресурс, который вы вкладываете в создание продукта. Оцените его реальную стоимость и решите, стоит ли делать X, если оно займёт у вас хотя бы 30 минут.

Оптимизация вашей работы сэкономит ресурсы и силы и даст больше свободного времени завтра. Вот что для этого нужно делать:

Планируйте. Решите, что нужно непременно сделать сегодня, а что может и подождать. Попробуйте организовать график так, чтобы сделать меньше дел, но сконцентрироваться при этом только на самых важных задачах.

Автоматизируйте. Пусть компьютер, смартфон и веб-сервисы делают за вас всё, что только можно. Тратите много времени, чтобы разгрести почту? Настройте фильтры. Заполняете множество одинаковых электронных форм? Поручите это специальному механизму в браузере или парольном менеджере. Используйте сервисы для автоматизации всего и вся вроде IFTTT. Всё это высвободит очень много ценного времени.

Делегируйте. Если вы не можете автоматизировать какую-то задачу, но её выполнение сопряжено для вас с большими затратами времени или неудобствами — поручите её помощникам, коллегам или вообще отдайте на аутсорсинг. Это позволит сосредоточиться на действительно важных вещах, которые вы в силах сделать сами.

Пользуйтесь календарём. Лучший способ организовать работу — сохранять все задачи в календарь. Дело в том, что он даёт более наглядное визуальное представление о времени, чем обычные списки дел.

Применяйте всё перечисленное, и если сможете сэкономить по паре часов в сутки — то считайте, что у вас в неделе появился лишний день.

Ограничьте ваше рабочее время

Пересмотрите свой распорядок. Если вы работаете больше восьми часов в день, ограничьте себя шестью часами и попытайтесь выполнить задачи в течение этого времени.

Работа заполняет время, отпущенное на неё. Это всем известно, что явствует из пословицы: «Чем больше времени, тем больше дел». Сирил Норткот Паркинсон. Военный историк, писатель, автор книги «Закон Паркинсона»

Установив лимит, вы будете вынуждены сосредоточиться на исполнении наиболее важных задач. Расставьте приоритеты и работайте более эффективно, затрачивая меньше времени. Заодно освободите большую часть дня, чтобы успеть отдохнуть и лучше подготовиться к дню завтрашнему.

Отказывайтесь от маловажных дел

Большинство людей тратит много времени на маловажные дела: например, на бесконечные звонки коллег или бессмысленные совещания. При этом не делается ничего полезного, а время уходит.

Если вы получаете огромное количество поручений в день, то должны научиться выбирать и отсеивать бесполезные, чтобы сосредотачиваться только на приоритетных.

Для получения результата важно не только выбрать, на чём сфокусироваться, но и понять, что нужно игнорировать. Питер Брегман. Бизнес-консультант, автор книг о саморазвитии и тайм-менеджменте

Научитесь говорить «нет». Многим из нас неудобно отказывать окружающим, потому что мы не хотим разочаровывать их. Поэтому используйте более мягкие формы отказа: например, можно сообщить собеседнику, что у вас просто не хватает времени посвятить себя его поручению, и он скорее всего поймёт вас.

Говорите «да» только самым важным задачам. Берегите своё время. Можете считать его своим инвестиционным портфелем.

Дмитрий Сажко / Автор Лайфхакера

Лайфхакер

Обложка: Fizkes / Shutterstock